個人情報の取り扱いについて>

株式会社 共立建物

株式会社 共立地所
代表取締役 萩原佳子
代表取締役 萩原佳子

個人情報保護方針

当社は、豊かな住まいの提供のもとに、分譲・賃貸・管理等不動産の幅広いニーズに対応してまいりました。今後も信頼される企業であり続けるために、業務を通じて知り得るすべての個人情報を正しく扱うことが当社の最重要課題の一つと捉え、個人情報保護に関する法令を遵守し、以下の方針に基づき個人情報に関するプライバシーの保護と機密性を確保してまいります。

第1.個人情報保護に関する法令や規律の遵守

    当社は、個人情報の保護に関する法令およびその他の規範を遵守し、個人情報を適正に取り扱います。

第2.個人情報の取得

    当社は個人情報の取得に際し、利用目的を明確化し、同意を戴いた上で、業務に必要な範囲内で適法かつ公正な手段によって行います。

第3.個人情報の利用

    当社が取得した個人情報は、取得の際に示した利用目的もしくは、それと合理的な関連性のある範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。また、個人情報を第三者との間で共同利用し、または、個人情報の取り扱いを第三者に委託する場合には、共同利用の相手方および第三者について、個人情報の十分な保護が為されていることを確認した上で、個人情報の保護に関する契約を締結し、適正な利用を実現するための監督を行います。

第4.個人情報の第三者提供

    当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を事前に本人の同意を得ることなく第三者に提供いたしません。

第5.個人情報の管理

    当社は、個人情報の正確な内容を把握し安全管理に努めるとともに、個人情報の紛失・改ざん・破壊・漏えいおよび個人情報への不正アクセスなどを防止するため、厳重なセキュリティー対策を講じます。

第6.個人情報の開示・訂正・利用停止・消去

    当社は、個人情報提供者が、提供した情報について、開示・訂正・利用停止・消去などを求める権利を有していることを認識し、個人情報相談窓口を設置して、これらの要求のある場合には、法令に従って速やかに対応します。

第7.組織・体制

    当社は、業務上使用する個人情報について適正な管理を実施するとともに、業務上の個人情報の適正な取り扱いを実現するための体制を構築します。

第8.個人情報保護コンプライアンス・プログラムの策定・実施

    当社は、この個人情報保護方針を実行するため、個人情報保護コンプライアンス・プログラムを策定し、これを研修・教育を通じて社内に周知徹底させるとともに定期的な監査を行い、この個人情報保護方針の実施ならびに継続的改善に努めます。

2014(H26)年4月1日

個人情報の取り扱いについて(詳細)

     当社は、個人情報を以下の目的で利用させて頂きます。

1. 不動産の売買契約又は賃貸借契約の相手方を探索すること、売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結すること及び契約に基づく役務を提供すること。

2. 不動産の売買、賃貸借、仲介、管理等に関する情報を提供すること。

3. 1,2の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方及び売買・賃貸借希望者、他の宅地建物取引業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託会社又はお客様の同意を得た第三者に対して提供すること。 なお、契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合及び指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、個人情報等を次のとおり利用致します。

(1) 契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知致します。
(2) 指定流通機構は、物件情報及び成約情報(成約情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず、物件の概要・契約年月日・成約価格などの情報で構成されています)を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用致します。

(@ 提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報、成約情報その他必要な項目です。
A 提供は、書面、電話、電子メール、インターネット、広告媒体等の手段で行います。
B ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。
※売買契約において、専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。

4. 上記1及び2の役務、情報を提供するために郵便物、電話、電子メール等により連絡すること。

5. お客様からのお問い合わせに応じるため及び4の目的を達成するために必要に応じて保管すること。

6. 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿として及びその資料として保管すること。

7. 不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定・家賃設定を行うこと。なお、価格査定・家賃設定に用いた成約情報につきましては、宅地建物取引業法策34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
@ 提供される情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず・成約物件の特定が困難となる工夫を施した物件の概要・成約価格・制約賃料などの項目です。
A 提供は、書面、電子メール等の手段で行います。
B ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止致します。

8. 市場動向分析を行うこと。

個人情報記載の資料等の主たる利用目的(詳細)

■売買契約
お客様受付カード、サイトからの資料請求フォーム お客様の情報や希望条件を記入して頂き、希望にあった物件を紹介するため
価格査定報告書 当該物件を売却するにあたって価格査定をするため
権利証、登記簿 当該物件の所有権や所有権以外の権利関係を確認するため
測量図 当該物件の面積を判別するため
図面、写真、間取り図 当該物件の状況をより明確に示すため
公図 当該物件の隣地、境界、位置関係を明確にするため
公的身分証明書、印鑑証明書 お客様ご本人確認のため
媒介契約書 当該物件の売却、購入に係わる媒介行為の依頼を受けるため 物件情報を取引の相手方探索のため利用するため
住宅ローン関係申請書類等、課税証明書、源泉徴収票、公的身分証明書 金融機関に対するお客様の住宅ローン申請のため
諸費用一覧表 お客様の不動産取引に係わる諸費用を一覧で表示するため
資金計画表 お客様にローンの資金繰りを説明する時に使用
不動産買付証明書 お客様の購入意思確認のため
不動産売渡承諾書 お客様の売却意思確認のため
重要事項説明書 宅地建物取引業法第35条に定める重要事項を説明するため 宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
売買契約書 不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに宅地建物取引業法第37条に定める書面を交付するため 宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
建築確認通知書、検査済証 建築基準法上の建築確認通知、竣工検査を証するため
委任状 不動産取引にあたり委任する内容を明らかにするため
固定資産税・都市計画税納税通知書、管理費・修繕積立金等清算書 固定資産税やマンション管理費等の精算のため
付帯設備及び物件状況確認書 お客様から付帯設備の状況及び物件の状況についての確認をとるため
実測精算確認書 売買対象物件の土地の実測面積を確認するため
売買物件引渡確認書 売買対象物件を売主が買主に対し引き渡しを完了したことを確認するため
固定資産税・都市計画税に係わる念書 売買契約時点で固定資産税・都市計画税の納税通知書が交付されていないことにより後日、公租公課の支払い負担を明らかにするため
鍵受領書 売主、買主問で当該物件の鍵を受領したことを確認するため
■賃貸借契約
賃貸物件調査チェックリスト 貸主からの物件の媒介または管理を依頼されたときに当該物件につき情報を得整理しておくため
登記簿測量図公図図面写真間取り図 当該物件の権利関係、状況、隣地、境界、位置関係、面積等を明確にするため
顧客物件台帳 媒介または管理を依頼された物件を顧客ごとに整理しておくため
依頼物件の個別賃貸条件 個別の物件ごとに賃貸条件を整理し入屠希望者に対し適切な情報提供をできるようにするため
入居申込書 入居希望者に契約申込の意思表示をしてもらうため
公的身分証明書、印鑑証明書 入屠希望者の本人確認をするため
入居希望者の入居資格に関する参考資料 貸主に対し、入居希望者についての情報を提供し、貸主が契約締結を判断するため
重要事項説明書 宅地建物取引業法第35条に定める重要事項を説明するため宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
賃貸借契約書 不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法第37条に定める書面を交付するため宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
預金口座振替依頼書 家賃や共益費及びその他の経費の支払いを、銀行口座よりを引き落とすため
連帯保証人引受承諾書 連帯保証人が特定の賃貸借契約につき連帯保証する意思があることを明らかにするため
入退去時の物件状況及び原状回復確認リスト 入居時に物件の状態を確認するため
鍵受領書 借主に鍵を渡したことを証明するため
月次報告書 貸主に対し物件の管理状況を報告するため
賃貸借契約締結に関わる代行処理依頼書 賃貸借契約の場に貸主が出席しない場合、宅地建物取引主任者が使者となり、貸主を代行して契約を締結するため
賃料等収納状況表 賃料等の収納状況について貸主に報告するため
賃料等収納金の送金について 領収した賃料等について貸主への送金報告のため
家賃未払いのお知らせ 家賃等滞納につき借主に知らせ支払をうながすため
家賃滞納督促 家賃未払いのお知らせでも賃料の滞納が改善されない場合に借主に催告するため
賃料支払い確約書 借主に滞納家賃の支払いを約束してもらうため
賃貸借契約解除通知書 契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させるため
期間満了・更新のお知らせ 契約期間が満了するにあたり貸主側で契約更新をしてもよいと考えている場合借主の意向を確認するため
退去案内通知 退去手続きが円滑にいくように借主に対し退去の際の手引きとして案内するため
修繕費負担額合意書 退去時の修繕、原状回復費用を合意するため
敷金精算証明書 敷金返還の際に精算内容を明らかにするため
管理委託契約書 貸主が当社に対し不動産の管理を委託するため
賃貸借媒介・代理契約書 貸主が当社に対し目的物件の媒介または代理を依頼するため

個人情報の開示・訂正または利用停止、消去等に関する請求

下記窓口までお問い合わせ下さい。ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで、お手続き等の詳細をご案内致します。

北九州福岡地区・・・ 北九州「マッシュルーム」電話 :093−951−0112 FAX093-951-6245
  (営業時間 : 10:00〜18:00 定休日:土・日・祝日) 

北九州地区・・・ 株式会社共立建物  本社 電話 :093−951−6241 FAX093-951-6245
  (営業時間 : 9:00〜17:00 定休日:土・日・祝日)

 E-Mail : mushroom@kyoritu-home.co.jp  (個人情報管理係)

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